Dicas e ferramentas para organizar a sua pequena empresa

Como proprietário de uma pequena empresa, você tem muito a fazer: folha de pagamento, garantia de fornecedores, contratação de novos funcionários, condução de novos negócios e muito mais. 

E como você usa tantos chapéus, é difícil se manter organizado. É por isso que é vital que você tenha um plano para manter você e sua equipe no caminho certo.

Estratégias organizacionais para sua empresa

Para se organizar, você precisa definir o tom da sua empresa. Isso inclui estratégias organizacionais, como definir quem é sua empresa e escolher sua abordagem de gestão.

Ao seguir essas etapas, todos em sua empresa entendem para quem trabalham, por que fazem o que fazem e em que direção a empresa está se movendo.

Ao criar um plano e uma visão, todos ficam na mesma página e permanecem organizados em seu trabalho e em sua função.

1. Defina a cultura da sua empresa

O primeiro passo para organizar um negócio é definir a cultura da sua empresa. Você deseja que seus funcionários conheçam o feedback dos valores da sua empresa e as linhas de comunicação abertas. 

Dessa forma, todos os membros da equipe estarão a bordo e isso levará a funcionários menos desorganizados. E esses funcionários provavelmente permanecerão membros valiosos da equipe em vez de pedir demissão para novos empregos.

Além disso, essa estrutura permitirá que os funcionários sugiram novas ideias e queiram assumir novos projetos. E em uma pequena empresa, cada mão extra ajuda a mover você em direção aos seus objetivos.

2. Crie sua estrutura organizacional

A seguir, dê uma olhada em seus diferentes departamentos e como eles estão estruturados. Todos os funcionários sabem a quem recorrer para obter o que precisam?

Você ainda estará organizado se escalar rapidamente? Caso contrário, pode ser uma boa ideia desenvolver uma estratégia de reorganização da empresa.

Isso envolve examinar seus objetivos, quais problemas você está enfrentando e falar com os membros da equipe sobre as melhorias que podem ser feitas.

Em seguida, crie uma estrutura organizacional que prepare todos os funcionários para o sucesso. 

Alguns exemplos de estrutura de equipe incluem mecanística e orgânica. O mecanicista é uma abordagem de cima para baixo mais tradicional, onde o orgânico é mais uma estrutura de relatório plana. 

Escolha a estrutura que melhor se alinha com os objetivos de sua empresa e que mantenha seus funcionários responsáveis.

3. Organizar os funcionários e coordenar suas atividades

Depois que todos entenderem a estrutura da empresa, é hora de garantir que todos saibam em quais tarefas se concentrar e quando concluí-las. 

Como proprietário de uma pequena empresa, você deseja focar nos planos estratégicos de seu negócio e deixar as operações do dia a dia para sua equipe.

No entanto, você precisa ter certeza de que todos sabem quais tarefas precisam ser concluídas e em que prazo. 

Trabalhe com cada departamento para definir suas metas e certifique-se de que os líderes de equipe reiterem aos membros da equipe como essas metas serão atendidas nas operações do dia a dia.

Como organizar um negócio usando software

Depois de definir um plano de negócios para sua organização, você desejará incorporar alguns softwares e outros aplicativos para tornar sua vida mais fácil. 

Embora você possa ter um orçamento limitado, existem algumas opções de excelente custo-benefício que são ideais para proprietários de pequenas empresas.

Software de gerenciamento de projetos

Uma coisa é estabelecer um sistema de como organizar tarefas no trabalho, mas você realmente precisa dar um passo adiante e usar um programa de software de gerenciamento de projetos.

Busque por um programa permite que você configure facilmente fluxos de trabalho personalizados para que você possa avançar as tarefas com o clique de um botão.

Além disso, você pode ver visualmente todas as tarefas imediatas de sua equipe, controlando o rendimento e definindo quais são os objetivos gerais. 

Para maior organização e para manter a comunicação contínua, os funcionários devem adicionar comentários, perguntas e compartilhar atualizações, tudo dentro do programa.

Software de gerenciamento de fluxo de trabalho

O gerenciamento do fluxo de trabalho é crucial para organizar as tarefas de maneira eficiente. 

Envolve criar e otimizar os caminhos que os projetos percorrem do início ao fim. Isso inclui encontrar a maneira ideal de cumprir as metas finais, livrar-se de tarefas redundantes e identificar gargalos.

Como este é um processo complexo e você tem tempo limitado, considere um software de gerenciamento de fluxo de trabalho para automatizar e personalizar seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, agilizando o processo para você.

Software de agendamento

Se você dirige uma empresa com funcionários em turnos ou horistas, precisa criar uma programação. Caso contrário, você terá problemas de agendamento que acabarão por levar à desorganização.

Coordene as atividades do seu funcionário com software de agendamento para permitir que você automatize seus processos e economize um valioso tempo de gerenciamento.

Além disso, se você fizer uma programação para funcionários em um programa de software, poderá facilmente fazer alterações de última hora e controlar como seu processo está trabalhando em horas extras.

Sistemas de arquivamento eletrônico

Qual é a melhor maneira de arquivar documentos? Os sistemas de arquivamento eletrônicos oferecem a você uma organização instantânea e a capacidade de encontrar tudo o que você precisa com o clique de um botão, em vez de procurar um arquivo desatualizado.

Considere usar um software com recursos importantes, como a etiquetagem de arquivos, a capacidade de organizar recibos eletronicamente e os modelos de sistema de arquivamento de escritório, organizarão seu negócio rapidamente.

Software de gerenciamento de força de trabalho

Se você não está familiarizado com o gerenciamento da força de trabalho, é um conjunto de processos que uma empresa usa para otimizar a produtividade dos funcionários.

Ele pode fornecer informações sobre o número de funcionários necessários para concluir um trabalho e também monitorar o desempenho diário dos funcionários.

Pense em usar software para medir adequadamente o gerenciamento da força de trabalho, algo totalmente personalizável e que funcione bem no celular se você estiver em trânsito no dia-a-dia.

Organize seu negócio para o sucesso

Você deseja que sua empresa opere melhor com menos gerenciamento de sua parte. A melhor maneira de fazer isso acontecer é com estratégias organizacionais e programas de software importantes. 

Ao usar ferramentas para se manter organizado no trabalho, isso simplificará seus processos e levará a menos erros humanos.

O melhor de tudo é que isso lhe dará tempo para se concentrar nos objetivos de negócios necessários para levar sua empresa a um sucesso ainda maior.

Terceirize serviços não essenciais e indispensáveis

A terceirização é a última palavra da moda atualmente, à medida que mais e mais empresas preocupadas com custos e qualidade em todo o mundo estão se voltando para empresas como a IdealServis para terceirizar seus processos de negócios não essenciais.

Então, o que exatamente é terceirização e quais são os benefícios de ter um parceiro offshore fazendo seu trabalho por você?

Os serviços mais comuns são os de portaria, recepção, limpeza e conservação, segurança eletrônica, venda e instalação de câmeras e acessórios, monitoramento, jardinagem, motorista e manobrista atendendo com qualidade e transparência, tudo reduzindo custos e melhorando o desempenho.

Na publicação seguinte estamos tratando de um artigo que, analisa os benefícios da terceirização e a proposta de valor oferecida pela IdealServis, fique a vontade para nos contatar… https://idealservis.com.br/contatos/

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